Как выбрать конференц-зал, основные критерии выбора

Конференции — это встречи людей с целью обмена информацией по определенным вопросам, обсуждения проблем, возникающих в процессе работы и путей решения этих проблем. Обычно на конференциях выступают с докладами, в которых рассказывают о кейсах, новых открытиях, бизнес-идеях, результатах работы и тп. На то, как пройдет конференция и какие результаты получат организаторы, влияют многие факторы. Один из них — правильно выбранное место проведения конференции. Перед тем, как выбрать конференц зал, важно четко определить цели события, время проведения, количество спикеров, гостей и обслуживающего персонала. А затем уже приступать к поиску — конференц зал москва аренда.

Почему важно выбрать правильную площадку

Далеко не каждый зал подойдет для проведения конференции. Конференц-зал должен быть не только вместительным, но и специально оборудованным для проведения презентаций и выступления спикеров. В нем должно быть достаточно места для участников и гостей события.

Выбор площадки зависит от цели мероприятия. Обычно целью проведения конференции является:

• создание и подтверждение экспертного образа компании;
• повышение узнаваемости бренда в определенной профессиональной среде;
• презентация нового продукта;
• увеличение продаж;
• обмен опытом между коллегами из разных регионов.

От цели будет зависеть многое — от концепции, времени и формата проведения, до оформления зала, видов раздаточного материала, способа рассадки гостей.
Время проведения обычно выбирают в зависимости от того, какая аудитория планируется. Если будут спикеры и гости из других городов, то лучше конференцию проводить в выходные и начинать мероприятие не раньше 11.00, чтобы иногородние успели добраться. Если же это локальная конференция, для одного города — начать можно и с 10.00. Причем указанное время — это начало регистрации гостей и спикеров, выступления должны начинаться примерно часом позже.

От того, сколько будет гостей и спикеров зависит, какой зал выбрать. Нужно учитывать, чтобы участникам было комфортно сидеть, чтобы зал проветривался, в нем поддерживалась температура 20°— 22°, было хорошее освещение. Если участникам будет некомфортно, то они просто уйдут и цели конференции не будут достигнуты.
Все эти и многие другие детали повлияют на то, получат ли организаторы нужный им результат.