Виды претензий и составление документов

Предлагаем статью на тему: "Виды претензий и составление документов" с профессиональной точки зрения. Мы собрали полезную информацию по данному вопросу и подготовили ее в удобном для чтения виде.

Как составить претензию

Нередко во время осуществления коммерческой деятельности между поставщиками и потребителями товаров и услуг возникают споры и претензии, касающиеся качества, стоимости и сроков. Согласно действующего законодательства, первым шагом к урегулированию подобных конфликтов должна стать претензия. До того, как в данный вопрос вмешается суд, субъекты коммерческих взаимоотношений должны провести работу без судебного урегулирования конфликта, а в случае неудачи передать дела в суд.

Пострадавшая сторона должна подготовить претензию в адрес контрагента, в которой максимально подробно изложить суть претензии, какие конкретно права были нарушены и как должен быть возмещён полученный ущерб.

До введения в действие Арбитражного процессуального кодекса в 1995 году работа по претензиям регулировалась постановлением Верховного совета Российской Федерации от 27.06.1992 г № 3116-1. Однако до введения в 2002 году в действие ныне действующего процессуального кодекса сохранялась возможность судебного урегулирования претензий по работе с транспортными компаниями и предприятиями связи, и лишь с 2002 года появилась возможность досудебного урегулирования споров.

В Кодексе от 24.07.2002 закреплён досудебный порядок урегулирования споров, и если он будет нарушен, то до судебного рассмотрения претензия не дойдет. Заявитель должен в определенном порядке направить претензию в адрес контрагента и получить от него ответ или же дождаться установленного срока, а затем уже будет иметь возможность подать иск в суд.

Дополнительно предусматривается возможность закрепления досудебного порядка решения спора в договоре между контрагентами.
Закрепления на законодательном уровне досудебного урегулирования претензий привело к снижению расходов компаний на судебные издержки (нет необходимости оплачивать судебные пошлины), увеличить скорость разрешения споров (иногда достаточно только обращения, чтобы претензия была удовлетворена) и как следствие улучшение показателей деятельностей организаций (срок урегулирования задолженности сокращается).

Самые частые причины возникновения претензий:

• несоблюдение условий, предусмотренных договором (нарушение сроков поставки, оплаты, брак, неполная комплектация и т.д.);
• проблемы с доставкой продукции;
• качество выполненных услуг по арендным договорам;
• претензии по договорам строительства, связанные со спецификой их выполнения, и качеству произведенных работ.

Основные способы организации работы по претензиям

На предприятии может быть организован специальный отдел по работе с претензиями, в функции которого входит сбор и подготовка необходимых документов, работа с внутренними подразделениями, взаимодействие с внешними контрагентами. Юридическая служба в данном случае выполняет консультационное сопровождение.

В организациях, где нет специального претензионного отдела, функции по работе с претензиями делегированы непосредственно юридической службе, которая в свою очередь формирует все необходимые документы и ведет работу до полного урегулирования вопроса.

В организациях с небольшим штатом функции по урегулированию претензий возлагаются на бухгалтерию.

Кодекс не определяет требований к лицам, ведущим претензионную работу, он регламентирует порядок ее проведения.

Минимальная информация, которая должна быть в претензии:

• наименование организации, кому адресована претензия;
• описываются документально подтвержденные действия, которые послужили причиной составления претензии;
• указываются пункты договора, которые были не исполнены, или статьи нормативного правового акта, которые были нарушены;
• расчет суммы требования (сумма требования может сложиться из суммы недопоставленной продукции или недовыполненных работ, начисленной пени за несвоевременную поставку (выполнение работ), а также компенсации понесенных убытков компании в связи с несоблюдением сроков);
• непосредственно претензия;
• возможные варианты разрешения конфликта (так, например, в случае неполной поставки можно потребовать поставить недостающие позиции, возвратить предоплату, скорректировать сумму договора или запросить оплату неустойки и штрафов);
• копии всех подтверждающих документов.

Документы, фигурирующие в претензии, должны быть надлежащим образом оформлены, в суд предоставляются заверенные копии, в случае необходимости могут потребоваться оригиналы. Если документы подписаны только с вашей стороны, то следует приложить документы, подтверждающие факт отправления документов контрагенту.

Претензия подписывается руководителем и направляется в адрес контрагента заказным письмом, с курьером или другим способом связи, который обеспечит фиксацию даты получения документов.

В зависимости от того, какова структура предприятия, регламента ее работы и выстраивания претензионной работы, процесс рассмотрения обращения может различаться.

Срок рассмотрения претензии может быть прописан в договоре, в ином случае он регламентирован арбитражным кодексом и составляет 30 дней с момента получения пакета документов. Для того чтобы максимально обезопаситься от искажения бухгалтерской и налоговой отчетности, следует предусмотреть такой срок, чтобы урегулирование претензии произошло в течение одного отчетного периода (обычно в течение месяца).

При получении неполного комплекта документов, организация должна в письменной форме запросить недостающие документы, обозначив дату, до которой необходимо их передать. В случае непредставления дополнительно запрошенных документов, претензия будет рассматриваться без них. Обязательно по окончании срока рассмотрения должен быть подготовлен и направлен ответ в адрес заявителя претензии.

В ответе указываются результат рассмотрения претензии, способ ее урегулирования (дата возврата денежных средств, поставленных товаров и т.д.), в случае частичного удовлетворения указывается сумма удовлетворенной претензии, в случае несогласия – другие варианты урегулирования спора.

Если претензия удовлетворена частично или не удовлетворена, то в ответе необходимо указать ссылку на пункт договора или нормативно правовой акт, который закрепляет правоту принятого решения. К ответу прилагаются документы, которые не были приложены к претензии, но обосновывающие позицию компании.

Правильно составленная претензия позволит сохранить деньги и время организации, а также избежать отражения в отчетности необоснованной задолженности, и не портить показатели отчетности для внешних пользователей.

ПОРЯДОК составления, предъявления и рассмотрения претензий и исков

На основании п. 3 ст. 751 ГК срок исковой давности по требованиям, вытекающим из перевозки груза, устанавливается в 1 год с момента, определяемого в соответствии с законодательством. Указанный срок исковой давности применяется как по искам к перевозчику, так и по искам перевозчика в отношении тех правоотношений, которые вытекают из договора перевозки грузов. Согласно п. 133 Правил, срок исковой давности по требованиям, вытекающим из перевозки груза, устанавливается в 1 год с момента получения ответа на предъявленную претензию.

До предъявления к перевозчику иска, вытекающего из перевозки груза, обязательно предъявление к ему претензии. Но ни ГК, ни транспортное законодательство не требуют соблюдения претензионного порядка в том случае, когда с иском обращается перевозчик (транспортная организация). Соблюдение претензионного порядка перевозчиками (транспортными организациями) обязательно в тех случаях, когда предъявление претензии перевозчиком транспортной организации предусмотрено в договоре с грузоотправителем или с грузополучателем.

Заказчик не может передать другим юридическим и физическим лицам право на предъявление претензий и исков, за исключением передачи такого права экспедитору. Кроме этого, грузоотправитель может передать право на предъявление претензий и исков грузополучателю, а грузополучатель — отправителю. Во всех указанных случаях в товарно-транспортной накладной необходимо сделать соответствующую запись, подписанную руководителем и главным бухгалтером грузоотправителя (грузополучателя), и заверить ее печатью.

Читайте так же:  Есть ли срок давности по дтп

Согласно п. 126 Правил претензии к перевозчику могут быть предъявлены заказчиком в течение 6 месяцев:

В претензии должны быть указаны:

· краткое описание претензии;

· почтовый адрес заявителя;

· банковские реквизиты заявителя;

· дата составления претензии.

К претензии, подписанной заявителем, должны быть приложены:

· при необходимости другие документы, нужные для ее рассмотрения.

Срок предъявления претензии исчисляется:

· по истечении 30 суток со дня окончания срока доставки груза при междугородних перевозках и 10 суток со дня приема груза при городских и пригородных перевозках — по претензиям о возмещении за утрату груза;

· со дня наступления события, послужившего основанием для предъявления претензии, — во всех остальных случаях.

Перевозчик имеет право в 10-дневный срок со дня получения груза возвратить заявителю претензию, полученную без приложения необходимых документов. В этом случае перевозчику необходимо указать причину возврата претензии. При этом 6-месячный срок, установленный для предъявления претензии к перевозчику, не прерывается.

Перевозчик должен уведомить заказчика о результатах рассмотрения претензии в 30-дневный срок. При отклонении претензии перевозчик должен указать причины ее отклонения.

При частичном удовлетворении или отклонении претензии перевозчик должен возвратить ее заказчику вместе с прилагаемыми документами.

При удовлетворении претензии в полном объеме перевозчик не возвращает заказчику представленные документы.

Заказчик может предъявить иск к перевозчику в следующих случаях:

· при полном или частичном отказе перевозчика удовлетворить претензию;

· при неполучении от перевозчика ответа в 30-дневный срок.

Составление акта между перевозчиком и заказчиком обязательно при возникновении между ними разногласий, вызванных несохранностью груза при автомобильной перевозке, и других обстоятельствах.

В обязательном порядке факт составления акта должен быть отражен в товарно-транспортной накладной.

В акте должны быть указаны обстоятельства, являющиеся основанием для ответственности сторон, которые не были отражены в товарно-транспортной накладной.

Представители перевозчика и заказчика должны подписать акт, а при несогласии с его содержанием — изложить в нем свое мнение.

Форма акта разногласий между перевозчиком и заказчиком, который оформляется во всех случаях, кроме тех, что вызваны несохранностью груза, составляется следующим образом:

разногласий между перевозчиком и заказчиком

Наименование перевозчика _____________________________________

Марка и государственный № автомобиля _________»__» ______ 20___г.

Государственный № прицепа (полуприцепа) _______________________

Настоящий акт составлен в присутствии следующих лиц: ____________

Наименование грузоотправителя _________________________________

Наименование грузополучателя __________________________________

Номер товарно-транспортной накладной __________________________

От «____» _______________ 20 ___ г.

Наименование груза ___________________________________________

Описание обстоятельств ________________________________________

Форма акта разногласий между перевозчиком и заказчиком, который оформляется в случаях, вызванных несохранностью груза при автомобильных перевозках, и составляется следующим образом:

о сохранности груза при перевозке

«___» _____________ 20 ___ г.

Представитель перевозчика _____________________________________

(Ф.И.О. представителя, должность)

(наименование юридического лица, Ф.И.О. физического лица)

и представитель грузополучателя (грузоотправителя) ______________

(Ф.И.О. представителя, должность)

(наименование юридического лица, Ф.И.О. физического лица)

Составили настоящий акт о нижеследующем:

1. На автомобиле марки ________ государственный № ______________

по товарно-транспортной накладной № ___________________________

на складе ____________________________________________________

грузоотправителем (грузополучателем) загружен ___________________

(наименование груза, масса, количество мест (штук),

груз в таре открытый или закрытый без тары, опломбировано ли

2. Груз доставлен на склад грузополучателя ______________________

(наименование юридического лица или

Ф.И.О. физического лица)

3. При выгрузке из автомобиля и взвешивании его оказалось:

(недостача массы, мест или штук, порча, повреждение груза или тары, есть ли

доступ к грузу в поврежденных местах, мог ли вместиться недостающий груз,

состояние пломбы на контейнере, кузове, грузовых местах, причина

Представитель перевозчика _____________________________________

Представитель грузополучателя (грузоотправителя) ________________

Документация по претензионной деятельности (стр. 1 из 3)

Документация по претензионной деятельности

Претензией оформляют обоснование требований одной организации к другой, которые касаются нарушения договорных обязательств. Согласно действующему законодательству письменные претензии — средство досудебного урегулирования разногласий на добровольных основах. Письменные претензии не являются обязательной стадией, предшествующей подаче иска в хозяйственный суд.

Следует иметь в виду, что порядок досудебного урегулирован хозяйственных споров не распространяется на споры о признании договоров недействительными, споры о признании недействительными актов государственных и других органов, предприятий и организаций, не отвечающих законодательству и нарушающих права и охраняемые законом интересы предприятий и организаций, споры о взыскании задолженности по опротестованным векселям, споры о взыскании штрафов Национальным банком Украины с банков и других финансово-кредитных учреждений, а также на споры об обращении взыскания на заложенное имущество.

Претензии (иначе — рекламации) могут быть представлены относительно количества и качества продукции, расчетов просрочки в поставке товаров, порчи и утраты грузов и других нарушений договорных условий.

Претензии могут быть поданы в определенные сторонами сроки. Например, претензии по количеству и качеству товаров покупатель (получатель) может подать отправителю не позднее чем через 10 дней после составления коммерческого акта. В свою очередь, поставщик товара, получив претензионное письмо, может рассмотреть его и сообщить покупателю о согласии удовлетворить претензию или об отказе с указанием мотивов.

Претензии к транспортным организациям о возмещении убытков за утрату, недостачу или повреждение (порчу) груза подают на протяжении шести месяцев. Упомянутый срок исчисляется запорчу или частичную утрату груза со дня составления претензии, а по претензии относительно полной утраты груза — по истечении 30 суток со дня окончания срока поставки.

В соответствии с уставом железных дорог, водного и воздушного транспорта, правилами перевозки грузов автотранспортом органы транспорта могут рассмотреть заявленную претензию в трехмесячный срок и сообщить заявителю о принятом решении. Если претензия касается перевозки грузов, осуществляемой различными видами транспорта по одному документу, то срок ее рассмотрения увеличивается до шести месяцев. Претензии об уплате излишних сумм штрафов рассматриваются транспортными организациями в течение 45 дней.

Днем предоставления претензии считается день сдачи ее на почту, который определяется по почтовому штемпелю, или день вручения заявления поставщику, который устанавливается по дате расписки.

Претензии и приложенные к ним документы составляют, как правило, в трех экземплярах: первый предназначен поставщику, второй остается у заявителя, а третий прилагается к исковому заявлению, если дело передается в хозяйственный суд.

В случае подачи претензии к транспортной организации необходимо оформлять документацию в четырех экземплярах (один экземпляр — в адрес поставщика).

По форме претензии составляют согласно единым требованиям, которые предъявляются к письмам, однако содержание претензий изменяется в зависимости от вида претензии. Например, в связи с недостачей товаров (продукции) претензия содержит:

сообщение о прибытии товара с указанием станции или порта отправления и станции или порта назначения, даты прибытия, наименования парохода или номера вагона, номера договора, согласи которому прибывает партия продукции;

Читайте так же:  Осаго в макс

наименование полученного груза и документацию на него (номер и дату счета, платежного требования);

данные о состоянии прибывшего товара (качество и количество, наименование недополученных ценностей в количественном и денежном выражении);

предлог или основание для подачи претензии, т. е. где, когда и при каких обстоятельствах выявлена недостача ценностей, кем и как оформлена;

возможные причины недостачи товаров;

конкретные требования потерпевшей стороны;

порядок и сроки выполнения требований, если сроки не определены специальным нормативным актом;

банковские реквизиты заявителя;

перечень приложений с указанием количества листов.

Претензия должна быть подтверждена документами, которые имеют полную доказательную силу для обеих сторон. К претензии по недостаче товаров прилагаются коммерческий акт, удостоверяющий недостачу, транспортные документы (накладные, квитанции о перевозке грузов и т. п.), расчет суммы недостачи и другие документы, которые подтверждают правомерность подаваемой претензии.

Документы, подтверждающие требования заявителя, прилагаются в оригиналах или надлежащим образом заверенных копиях. Документы, имеющиеся у другой стороны, могут не прилагаться к претензии с указанием об этом в претензии.

К претензии об уплате денежных средств может прилагаться платежное требование-поручение на сумму претензии.

К рекламациям на качество товаров необходимо прилагать акт государственной экспертизы о недоброкачественности товара, расчет суммы уценки и штрафа с указанием количества и стоимости забракованного товара, транспортные накладные, коммерческие акты и другие документы, обосновывающие требование.

При ответе на рекламацию возможны такие варианты:

—если решение еще не принято — сообщается информация о принятии претензии к рассмотрению;

—если претензия удовлетворяется полностью или частично — отмечаются срок и способ ее удовлетворения, если она не подлежит денежной оплате. При денежной оплате отмечаются признанная сумма, номер и дата платежного поручения.

Если претензия отклоняется полностью или частично, указываются мотивы отказа с соответствующей ссылкой на нормативные акты и другие обосновывающие документы.

Ответ на рекламацию направляется в письменном виде: заказным письмом или по факсу — при удовлетворении претензии, заказным письмом с приложением всех документов — при отказе в удовлетворении претензии.

Образцы письменных претензий

Укрречфлот Завод железобетонных

судостроительный завод конструкций

ул. Набережно-Луговая ,9 пр.Ленина,10

Претензия на сумму 1227 грн 85 коп.

В связи с недопоставкой Вами в I квартале 2005 года металлоизделий Вы обязаны на основании пункта 16 договора, подписанного 18 января, уплатить нам неустойку.

Согласно приложенным расчетам сумма причитающейся нам неустойки составляет 1227 грн 85 коп.

Просим эту сумму перечислить на наш расчетный счет № 2600901315451 в Подольском отделении Промстройбанка г. Киева.

При неполучении от Вас на протяжении 10 дней суммы претензии или обоснованного возражения дело о взыскании этой суммы будет передано в хозяйственный суд.

Приложение: расчет неустойки за I квартал 2005 года.

Директор завода (подпись) (инициалы, фамилия)

Главный бухгалтер (подпись) (инициалы, фамилия)

Претензия на сумму 1564 грн

В связи с недопоставкой в III квартале 2005 года хлопчатобумажных тканей на основании пункта 12 договора, подписанного 2 января 2005 года, Вы обязаны уплатить нам неустойку.

Согласно прилагаемому расчету сумма причитающейся нам неустойки составляет 1564 грн.

Просим эту сумму перечислить на наш расчетный счет № 2600535916482 МФО 351018 в Московском отделении Промстройбанка г. Киева. При неполучении от Вас на протяжении 12 дней суммы претензии или обоснованного возражения дело о взыскании этой суммы будет переедено в хозяйственный суд .

Приложение: расчет неустойки за ІІІ квартал 2005года.

Директор завода (подпись) (инициалы, фамилия)

Главный бухгалтер (подпись) (инициалы, фамилия)

Фирменный бланк Адрес организации предприятия (куда направляется претензия)

О выплате штрафа за задержку поставки товаров

По контракту от____ № _____ Вы были обязаны поставить фирме товар ____

стоимостью____ в количестве ____ по цене ___за штуку.

Однако в нарушение указанного контракта товар был поставлен с опозданием в ____дней (не поставлен к этому времени).

На основании ____контракта фирма начисляет Вам штраф в размере ___% ОТ стоимости не поставленного в срок товара на сумму ___согласно такому расчету:

Просим указанную сумму штрафа перечислить в 30-дневный срок на наш расчетный счет № ____________в_________ банке.

В случае неуплаты упомянутой суммы в названный срок дело будет передано

Директор завода (подпись) (инициалы, фамилия)

Главный бухгалтер (подпись) (инициалы, фамилия)

Фирменный бланк Адрес организации,

предприятия (куда направляется претензия)

С сожалением сообщаем, что один компрессор из партии, отправленной Вами по железнодорожной накладной № 118274, прибыл в поврежденном состоянии.

По акту приемки № 129, который прилагается, видно, что повреждение товара вызвано некачественной упаковкой.

Согласно § 5 нашего договора мы имеем право на скидку с фактурной стоимости. Мы согласны принять этот товар со скидкой 15 % с его фактурной стоимости.

Видео (кликните для воспроизведения).

В случае Вашего несогласия мы будем вынуждены вернуть товар обратно с отнесением Всех расходов на Ваш счет.

Просим срочно ответить.

Директор (подпись) (инициалы, фамилия)

Фирменный бланк Адрес организации, предприятия

(куда направляется претензия)

передаем Вам акт-сообщение на недостачу

Вышеуказанная недостача была зафиксирована официальными портовыми и таможенными властями в порту ________в присутствии капитана

судна, который подписал указанный акт-сообщение и тем самым признал недостачу груза.

ПРЕТЕНЗИОННО-ИСКОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

— законодательные акты и нормативные документы по претензионно-исковой документации;

— документы, входящие в состав претензионно-исковой документации;

— составлять и оформлять претензионно-исковую документацию.

Документы, оформляющие порядок рассмотрения споров между юридическими лицами. Правила оформления претензионных писем. Образцы претензий к перевозчику. Формуляр отзыва на претензию. Образцы отзывов.

Формуляр искового заявления. Требования к оформлению исковых заявлений. Порядок направления и оформления отзыва на исковое заявление.

Методические рекомендации

Претензия — документ о нарушении контрактных обязательств и требований о возмещении убытков стороной, нарушившей эти обязательства. Претензии предъявляются в отношении качества товара, объемов и сроков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий контракта и содержат основание для предъявления претензий; доказательства (ссылки на документы, например, акт приема товара, сертификат соответствия); конкретные требования о возмещении убытков.

Предъявление претензии с точки трения права еще не является началом спора между сторонами. Предъявитель доарбитражным или досудебным способом извещает ответчика, что тот нарушил его права и законные интересы.

Правильное и своевременное предъявление претензии позволяет в более короткие сроки, чем посредством иска в суд, урегулировать разногласия, восстановить нарушенные законные права и интересы организации.

Перед оформлением претензии подготавливаются необходимые для этого материалы. При их поступлении следует проверить наличие у организации права на предъявление претензии, а также надлежащее оформление и полноту представленных материалов. Если они неполны или оформлены неправильно, то необходимо истребовать дополнительные материалы и переоформить представленные.

Читайте так же:  Как работать с тахографом тца-02нк

Содержание претензии должно отвечать следующим требованиям:

1. Необходимо указать полное наименование предприятия, учреждения, организации, предъявляющей претензию, почтовый адрес и те же реквизиты лица, которому претензия предъявляется.

2. Требования заявителя в самой претензии излагаются максимально конкретно и четко.

В случае денежной оценки требований, необходимо указать требуемую сумму и ее полный и обоснованный расчет.

3. К претензии прилагаются документы (в подлинниках или их надлежащим образом заверенные копии), подтверждающие обоснованность требований предъявителя. Перечень документов приводится в конце претензии в качестве приложения.

4. Подписывается претензия руководителем организации или его заместителем, главным бухгалтером и заверяется печатью.

Ответ на претензию может содержать следующие варианты:

— о принятии претензии к рассмотрению, если решение по ней не принято;

— об удовлетворении претензии полностью или частично с указанием даты и номера платежного поручения при оплате;

— об отклонении претензии полностью или частично.

При составлении ответа на претензию должны быть представлены необходимые документы, оформленные в виде приложения.

Подписывается ответ на претензию руководителем предприятия и заверяется печатью.

Правовым основанием для возбуждения дел по спорам является исковое заявление.

Исковое заявлениев арбитражном судопроизводстве — это процессуально-хозяйственный документ, при помощи которого заинтересованное лицо осуществляет свое право на обращение в суд за защитой нарушенных или оспариваемых законных интересов.

Требования к форме и содержанию искового заявления перечислены в ст. 125 Арбитражного процессуального кодекса РФ. Крайне важно при подготовке документа тщательно соблюдать эти требования, чтобы избежать возврата заявления на дооформление.

Исковое заявление подается в арбитражный суд в письменной форме Оно подписывается истцом или его представителем. Как правило, право подписи от организации имеют руководитель или его заместитель. В случае подписи искового заявления представителем, необходимо приобщить доверенность, из которой вытекают такие полномочия.

Закон не предусматривает проставление печати на заявлении, поэтому ее отсутствие не является несоблюдением правильности формы.

В заявлении указывается наименование арбитражного суда, куда оно подается (в большинстве случаев иски предъявляются в арбитражный суд по месту нахождения ответчика).

Затем вносятся данные об участвующих в деле лицах: полные и максимально точные наименования и почтовые адреса истца (лица, предъявляющего иск) и ответчика, а также третьих лиц, если их участие в деле необходимо.

Если иск подлежит денежной оценке, то следует обязательно указать в заявлении цену иска. Сумма исковых требований должна быть в обязательном порядке обоснована. Такое обоснование может содержаться в прилагаемых к заявлению справках-расчетах, подписываемых бухгалтерскими работниками истца.

Истец должен отразить обстоятельства, на которых основаны ею исковые требования, а также представить все доказательства, их подтверждающие Часто, описав в заявлении суть дела (т. е. допущенные ответчиком нарушения), истец не указывает документальные или иные данные, свидетельствующие о допущенном нарушении.

При предъявлении к ответчику исковых требований необходимо сослаться в заявлении на законы или иные нормативные акты, обосновывающие эти требования. Чтобы сделать это грамотно и избежать возврата документов, рекомендуется прибегнуть к консультации юриста, который поможет любому предприятию выбрать правильную норму права, подтверждающую нарушение со стороны ответчика.

Для некоторых видов споров (например, по сделкам, связанным с перевозкой грузов, предоставлением услуг связи и т. д.) действующим законодательством предусмотрен так называемый досудебный (или претензионный) порядок урегулирования: то есть выставление нарушителю претензии (о требованиях к составлению которой говорилось выше) является обязательным условием, предшествующим предъявлению иска в суд. Истец в исковом заявлении обязан сообщить и подтвердить соответствующими документами (копией направленной претензии, ответом на нее и т. п.) соблюдение этого порядка.

Еще одно необходимое условие точного соблюдения формы и содержания искового заявления — это перечень прилагаемых документов, подтверждение уплаты государственной пошлины (платежное поручение или квитанция), доверенность, если заявление подписано представителем истца и др.

Исковое заявление изготавливается в нескольких экземплярах. Первый направляется в арбитражный суд, а копии истец самостоятельно рассылает вместе с копиями прилагаемых документов всем лицам, участвующим в деле (ответчику, третьим лицам). Подтверждение направления копий (например, почтовая квитанция) прилагается к первому экземпляру искового заявления и направляется вместе с ним в арбитражный суд.

При получении копии искового заявления ответчик (или другое лицо, участвующее в деле) вправе направить в арбитражный суд отзыв на это заявление, где мотивирует свои возражения против иска.

Форма и содержание отзыва сходны с исковым заявлением. Отзыв также должен быть в письменной форме, с указанием арбитражного суда, куда он направляется (т. е. по месту принятия искового заявления), наименования истца по делу и самого лица, представляющего отзыв, а также номера дела (он присваивается судом). К отзыву прилагаются необходимые документы, подтверждающие мотивы полного или частичного отклонения исковых требований. Подписывается отзыв самим лицом, участвующим в деле или его представителем (в данном случае к отзыву прилагается доверенность, подтверждающая полномочия представителя). Направление отзыва государственной пошлиной не облагается.

Исковые заявления в суды общей юрисдикции имеют много общего с исковыми заявлениями в арбитражный суд. Заявления подаются в письменной форме с указанием наименования суда, названия истца и его местонахождения, тех же данных об ответчике и других лицах, участвующих в деле.

Истец должен указать в заявлении обстоятельства, на которых он основывает свои требования, а также представить доказательства, подтверждающие изложенные им обстоятельства

Свои требования к ответчику истцу необходимо сформулировать в заявлении максимально конкретно и точно.

Подписывается заявление руководителем предприятия или его заместителем.

Большое значение для организации имеет работа по регистрации и учету как предъявляемых так и предъявленных претензий и исковых заявлений. При хорошо поставленной регистрационно-учетной деятельности обеспечивается сохранность документов, имеется возможность для контроля за своевременностью их рассмотрения, направлением и получением ответов.

Значение учета состоит и в том, что он позволяет организации проводить анализ того, по каким мотивам предъявляется большее количество претензий и исков, выявлять причины подобных обстоятельств, а на основании выводов проведенного анализа готовить и направлять руководству соответствующие предложения.

Рассмотрим формы учета и регистрации претензий и исков.

Журнал учета претензий, предъявленных предприятием, организацией:

— номер по порядку;

— номер и дата договора, из которого претензия вытекает;

— наименование организации, которой претензия предъявлена;

— дата направления претензии;

— дата получения и содержания ответа на претензию;

— отметка об удовлетворении претензии;

— дата передачи материалов для предъявления иска;

Журнал учета претензий, предъявленных предприятию, организации:

— номер по порядку;

— номер и дата договора, из которого претензия вытекает;

— дата получения претензии;

— наименование организации, предъявившей претензию,

— содержание ответа на претензию;

— отметка об удовлетворении претензии;

Читайте так же:  Страховая, социальная, государственная пенсия по потере кормильца и условия ее получения

— дата получения искового материала;

Практическое занятие

Составление и оформление претензий и исковых заявлений.

Вопросы для самоконтроля

1. Порядок оформления претензий.

2. Оформление ответа на претензию.

3. Каковы требования, предъявляемые законом к форме и содержанию искового заявления?

Требования к оформлению претензий и исковых заявлений.

В ходе осуществления предприятием хозяйственной деятельности возникают моменты, когда из-за нарушения законных интересов контрагентом, необходимо применить допустимые законом меры защиты. Защита нарушенных прав требует тщательного документального оформления, т.е. квалифицированной подготовки соответствующих документов с целью направления их непосредственно нарушителю прав или в судебные органы. В крупных организациях такой работой занимаются юридические отделы, а в маленьких фирмах, как правило, руководитель. К оформлению юридических документов закон предъявляет очень жесткие требования. Так, отсутствие или неверное написание ряда реквизитов искового заявления в суд влечет за собой оставление его без движения с предложением устранить выявленные недостатки, а в случае неустранения их в указанный судом срок, заявление считается не поданным.

ПРЕТЕНЗИЯ— требование, предъявляемое кредитором к должнику о погашении задолженности, устранении недостатков проданной вещи, выполненной работы, оказанной услуги, о возмещении убытков или уплате штрафа. Правильное и своевременное предъявление претензии позволяет в более короткие сроки, чем посредством иска в суд, урегулировать разногласия, восстановить нарушенные права и интересы организации.

При поступлении претензии следует проверить наличие у организации права на предъявление претензии, а также надлежащее оформление и полноту представленных материалов. При неполном или неправильном оформлении, необходимо истребовать дополнительные материалы или переоформить представленные.

Претензии предъявляются в отношении качества товара, объемов и сроков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий договора (контракта).

Содержание претензии:

1. Полное наименование предприятия, предъявляющей претензию;

2. Справочные данные;

3. Вид документа (ПРЕТЕНЗИЯ);

4. Регистрационные реквизиты (дата, номер);

5. Адресат, реквизиты лица, которому претензия предъявляется;

6. Место составления документа по административно — территориальному делению;

7. Заголовок к тексту;

В тексте излагаются требования заявителя, в случае денежной оценки требований, необходимо указать истребуемую сумму и полный обоснованный расчет.

9. Отметка о наличии приложений;

К претензии прилагаются документы (подлинники или заверенные копии) подтверждающие обоснованность требований предъявителя.

Подписывают претензию руководитель предприятия (его заместитель) и главный бухгалтер.

Ответ на претензиюможет содержать следующие варианты:

-о принятии претензии к рассмотрению, если решение по ней не принято;

-об удовлетворении претензии полностью или частично с указанием даты и номера платежного поручения при оплате;

-об отклонении претензии полностью или частично.

Подписывает ответ на претензию руководитель предприятия, документ заверяется печатью.

ИСКОВОЕ ЗАЯВЛЕНИЕ(в арбитражном судопроизводстве) — это процессуально-хозяйственный документ, при помощи которого заинтересованное лицо осуществляет свое право на обращение в суд за защитой нарушенных или оспариваемых законных интересов. Организации предъявляют иски, как правило, в арбитражный или общий суды.

Требования к форме и содержанию искового заявления перечислены в ст. 102 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации.

При подготовке документа важно соблюдать следующие требования, дабы избежать возврата заявления на дооформление.

Исковое заявление подается в арбитражный суд в письменной форме.

В заявлении указывается наименование арбитражного суда, куда оно подается (в большинстве случаев иски предъявляются в арбитражный суд по месту нахождения ответчика);

Данные об участвующих в деле лицах: полные и максимально точные наименования и почтовые адреса истца и ответчика, а также третьих лиц, если их участие в деле необходимо;

Если иск подлежит денежной оценке, то следует обязательно указать в заявлении цену иска.

Сумма исковых требований должна быть обоснованной. Обоснование должно содержаться в прилагаемых к заявлению справках-расчетах, подписанных бухгалтерскими работниками.

Истец должен отразить обстоятельства, на которых основаны его исковые требования и доказательства, их подтверждающие.

При предъявлении исковых требований, необходимо сослаться в заявлении на законы, иные нормативные акты, обосновывающие эти требования.

Необходимым условием соблюдения формы и содержания искового заявления является перечень прилагаемых документов.

Подписывает исковое заявление руководитель или его заместитель. В случае подписи искового заявления представителем, необходимо приобщить доверенность, из которой вытекают такие полномочия.

Закон не предусматривает проставления печати на заявлении, поэтому ее отсутствие не является несоблюдением правильности формы.

Большое значение для организации имеет работа по регистрации и учету как предъявляемых, так и предъявленных претензий и исковых заявлений. При хорошо поставленной регистрационно-учетной деятельности, обеспечивается сохранность документов, имеется возможность для контроля за своевременностью их рассмотрения, направления и получения ответов. Значение учета состоит в том, что он позволяет организации, фирме проводить анализ того, по каким мотивам предъявляется большее количество претензий и исков, выявлять причины подобных обстоятельств, а на основании выводов проведенного анализа готовить и направлять руководству соответствующие предложения.

Формы учета и регистрации претензий и исков разнообразны. Однако наиболее рациональными, можно предложить следующие варианты:

1. Журнал учета претензий, предъявленных предприятию, организации (Приложение 1);

2. Журнал учета претензий, предъявляемых предприятием, организацией (Приложение 2).

Приложение 1

Журнал учета претензий, предъявленных предприятию, организации

№ п/п Номер и дата договора, из которого претензия вытекает Дата получения претензии Наименование организации, предъявившей претензию Содержание претензии Сумма претензии Содержание ответа на претензию Отметка об удовлетворении претензии Дата получения искового материала Примечание

Приложение 2

Журнал учета претензий, предъявляемых предприятием, организацией

§ 3. Понятие и классификация претензий и ответов на них

Понятие, признаки претензии

Претензия — письменное обращение к контрагенту с требованием о добровольном устранении нарушения субъективного права под страхом предъявления иска в суд.

Таким образом, можно выделить следующие признаки претензии:

— претензия всегда существует в письменной форме;

— претензия содержит требование, обращенное к контрагенту;

— претензия связана с нарушением субъективного права;

— в претензии содержится требование о добровольном исполнении;

— претензия сопровождается угрозой обращения в суд.

В практике встречаются различные претензии, в зависимости от целей, для которых они направлены. Важно уметь читать между строк и понимать, какого рода претензию получила компания, а также самим при обнаружении нарушения обязательства правильно определять вид претензии, которую следует направить. Ошибки в определении вида претензии чреваты неверным определением стратегии работы с ней и недостижением ожидаемого от ее использования результата.

Претензия служит одновременно задаче примирения сторон и обеспечению доказательств в суде . Не всегда эти задачи выполняются одновременно. Более того, в какой-то мере эти задачи вступают во внутреннее противоречие между собой. Именно поэтому документ, названный «претензия», может выступать в двух различных формах: формальная претензия и предложение об урегулировании.

См.: Николюкин С.В. Правовые технологии посредничества (медиации) в Российской Федерации: Научно-практическое пособие. М., 2013. С. 120 — 122.

Принято считать, что срок рассмотрения претензии составляет 30 дней, однако в самой претензии может быть указан иной срок для ее рассмотрения.

Читайте так же:  На какие налоговые льготы могут рассчитывать многодетные семьи

Целью направления предложения об урегулировании является попытка наладить нарушенную правовую связь, устранить нарушение. Основная цель предъявления такой претензии — прояснение и разрешение разногласий. Лицо, направляющее такую претензию, не планирует обращаться в суд, но при этом более не готово терпеть нарушение обязательства. В названии такой претензии либо может быть указание «Об урегулировании разногласий», либо вовсе отсутствовать наименование. В таких претензиях не содержатся угрозы, а, как правило, делаются конструктивные предложения либо намерение вступить в переговоры. Направляется такая претензия чаще всего по электронной почте.

Ответ на претензию

Ответ на претензию — письменное обращение к лицу, направившему претензию, содержащее оценку претензионного требования.

В настоящее время не предусматривается обязанность субъектов отвечать на претензию, ранее это было обязательно для субъектов предпринимательской деятельности (п. 5 Положения о претензионном порядке урегулирования споров). Вместе с тем обычаи, этические нормы и правила делового общения требуют направления какого-то ответа на претензию. Как и претензии, по целям направления ответы на претензию могут быть классифицированы.

Формальный ответ. В случае если лицо считает, что претензия подлежит удовлетворению в полном объеме, на нее ответ иногда вовсе не дается. Организация совершает предусмотренные действия (производит замену товара, выплачивает денежную сумму), и на этом работа с претензией завершается. Ранее предусматривалось, что даже в случае удовлетворения претензии об этом составляется письмо с приложением копии платежного поручения, однако в настоящее время такая практика отдается на усмотрение лица, получившего претензию, как свидетельствующая о его уважении к контрагенту. Если компания стремится сохранить правоотношения с субъектом, направившим претензию, такой ответ целесообразнее дать, возможно сопроводить его извинениями. Отсутствие ответа на претензию при ее удовлетворении допустимо в разовых правоотношениях (например, с потребителями), в долгосрочных правоотношениях это не вполне соответствует деловым обыкновениям.

Если же компания считает, что претензия не подлежит удовлетворению, то по усмотрению такой компании предоставление ответа на нее зависит от избранной тактики дальнейшей работы. Он может вовсе не даваться, либо даваться краткий ответ следующего содержания: «Настоящим извещаем Вас о том, что Ваша претензия не обоснована и не подлежит удовлетворению». Как правило, в таком ответе не содержится развернутая аргументация причин отказа в ее удовлетворении. Соответствующую аргументацию противная сторона бережет для суда. Если к претензии были приложены подлинные документы, то они возвращаются, к ответу на претензию по желанию отвечающей на претензию стороны могут быть приложены документы, подтверждающие обоснованность отказа. Вместе с тем еще раз повторимся: в настоящее время не установлено юридической ответственности за отсутствие ответа на претензию, поэтому рассмотренные обыкновения составления формального ответа на претензию применяются по усмотрению самих субъектов.

Ответ об урегулировании. В случае если контрагент не желает прекращать правоотношение, он может направить ответ на претензию с предложением изменить договор, провести экспертизу, делает попытку объяснить причины нарушения. В случае получения такого ответа можно считать, что контрагент желает договориться и намерен сохранить договор. В таком случае серьезно увеличивается вероятность досудебного урегулирования конфликта.

Техника претензионной работы

Как уже отмечалось, претензионно-исковая работа предполагает комплекс мероприятий как правового, так и неправового характера. Именно на руководителе организации лежит задача выработки тактики работы с конкретной претензией. Это зависит от множества обстоятельств, включает в себя оценку ситуации с разных сторон.

Техника претензионной работы представляет собой алгоритм действий компании, направленный на разрешение конфликтной ситуации, сопровождающейся направлением претензии, наилучшим для компании способом.

При поступлении в адрес компании претензии следует организовать ее регистрацию в журнале входящей корреспонденции. После этого делают копии претензии и передают: 1) в юридическую службу; 2) в подразделение, ответственное за исполнение договора, с которым связана претензия; 3) при наличии — в претензионный отдел. В каждом подразделении назначается лицо, ответственное за работу с претензией. Руководитель каждого структурного подразделения определяет срок подготовки материалов по претензии.

Начинается подготовка материалов с подразделения, ответственного за исполнение договора. Должны быть подобраны все материалы, связанные с исполнением договора, — подлинный договор, все протоколы разногласий, изменения и приложения к нему; копии первичных бухгалтерских документов, подтверждающих передачу товаров, уплату денег; копии актов о выявленных нарушениях обязательств (коммерческий акт, акт общей формы и пр.); служебные записки с объяснениями работников о нарушении обязательства; любая переписка между сторонами и др. На основании подготовленных материалов, руководитель структурного подразделения, ответственного за исполнение договора, или руководитель организации решает вопрос о целесообразности сохранения правовой связи и о фактической обоснованности претензии.

На следующем этапе юридическая служба дает юридическую характеристику сложившейся ситуации — определяет, был ли заключен договор (не всегда наличие письменного документа, названного «договор», означает, что договор заключен, для этого должны быть оценены существенные условия такого договора, его форма, наличие полномочий сторон и пр.), соблюдены ли срок и порядок предъявления требования, есть ли юридические основания для его удовлетворения, оценивает перспективы судебного спора. Итогом работы юридической службы будет предварительный вывод о юридической обоснованности претензии.

В результате оценки выводов юридической службы и структурного подразделения, ответственного за исполнение обязательства, принимается решение о судьбе претензии, ее удовлетворении, отказе от ее удовлетворения или необходимости вступления в переговоры. Если принимается решение о подготовке письменного ответа, это делает юридическая служба. Следует воздерживаться от наделения полномочиями ответа на претензию лиц, не имеющих юридической квалификации. Ответ следует направить заказным письмом в адрес отправителя претензии.

Результат работы с претензией следует оформлять подробной служебной запиской с описанием логики принятия решения — в дальнейшем этот документ поможет при подготовке к судебному разбирательству, даже если работник, ответственный за претензию, не сможет дать пояснения (расторгнет трудовой договор, уйдет в отпуск и пр.).

Следует контролировать соблюдение сроков подготовки ответов на претензию.

Видео (кликните для воспроизведения).

В случае выявления нарушения обязательства со стороны контрагента инициатива в направлении претензии, как правило, исходит от структурного подразделения, ответственного за исполнение обязательства, и направляется юридической службе. Юридическая служба организует сбор доказательств и дает юридическую характеристику сложившейся ситуации, определяет перспективы судебного рассмотрения спора. В целом последовательность действий в этом случае аналогична уже рассмотренной. В зависимости от поставленных задач будет подготовлен формальный вариант претензии либо претензия об урегулировании.

Виды претензий и составление документов
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here